Logiciel planning Orplan-GP V9

ORPLAN-GP : LA GESTION DES REMPLACEMENTS:

Le remplacement (CDD), consiste pour tout ou partie de l´absence d´un agent affecté à une ligne besoin, ou d´une partie d´un besoin sur lequel aucun agent n´est affecté (démission du titulaire par exemple), à affecter temporairement un salarié (CDD) devenant alors le remplaçant.

En pratique, le remplaçant figure souvent dans la fenêtre affichée avec son planning des remplacements précédents.

Si ce n´est le cas, il faut l´introduire sur le planning en cliquant dans la liste des remplaçants. En cas de nouveau remplaçant, il est nécessaire de créer sa fiche (nom, adresse,…). Une notion de priorité d´emploi par poste ou service peut être mise en place pour chaque remplaçant , dans ce cas, seuls les plus prioritaires sont affichés dans un premier temps. Cette fonction est utile lorsque l´utilisateur n´est pas le pilote habituel du service.

L´introduction d´un remplaçant au planning s´effectue par l´insertion d´une ligne contenant soit son planning pour la période soit du vide s´il n´en dispose pas.

A noter que le remplaçant peut être par ailleurs titulaire, ou déjà remplaçant sur la période: il obtiendra alors plusieurs lignes de planning (une ligne affectation s´il est titulaire, une ligne remplacement + 1 ligne par remplacement se chevauchant). Les horaires prévus avant remplacement seront en général neutralisés. Il pourront toutefois être conservés, dans ce cas la personne effectuera les deux horaires: le remplacement sera alors dit additif.(ex mi-temps du matin remplaçant un mi-temps du soir). Le nouveau remplacement tiendra compte des heures "neutralisées" lors de sa valorisation en heures.

 

 

Pratique: cliquer sur le besoin ou la personne à remplacer au 1er jour du besoin (sélectionner éventuellement toute le période du remplacement), cliquer sur la fonction ou l´icône remplacement, cliquer sur le remplaçant, celui-ci prend l´horaire de travail du jour ou de la période sélectionnée selon les indications de la grille "remplacement".

 

Fin de l´absence: cocher cette case peut modifier la date de fin. En pratique surligner le remplacement à effectuer peut s´avérer difficile à effectuer, la date de fin peut être en dehors de la fenêtre d´affichage, dans ce cas on ne sélectionnera que quelques jours et la date de fin sera obtenue en cochant cette case. On peut aussi modifier cette date de fin du remplacement en la modifiant directement.

 

Ne remplacer que l´absence xx : l´agent absent peut l´être pour plusieurs motifs. On peut si on le souhaite n´effectuer le remplacement que pour l´absence indiquée au premier jour en cochant la case ad hoc.

 

Horaire de base du cycle: le remplacement est basé sur les horaires de la ligne besoin, sinon sur le planning modifié de la personne à remplacer.

 

Horaires modifiés: les horaires du remplaçant sont les horaires que la personne absente devait effectuer avant sa mise en absence: horaires éventuellement modifié avant la mise en absence.

 

Horaire de remplacement: en principe, les horaires du remplaçant sont les horaires de la ligne besoin ou de la personne absente. Il existe toutefois une notion d´horaire de remplacement: exemple, sur un horaire MP il y a une réunion à laquelle le remplaçant n´assistera pas. Orplan permet la mise en œuvre automatiquement d´horaires de remplacement différents des horaires d´origine.

Par extension, certains horaires peuvent ne jamais être à remplacer.

 

Remplacement additif: le remplaçant effectue plusieurs horaires le même jour, ceux qu´ils possèdent déjà (autre remplacement ou affectation) et ceux nécessités pour le nouveau remplacement. (orplan tient compte dans ses calculs de temps du recouvrement éventuel de ces différents horaires le même jour). Bien entendu il est souhaitable de bien vérifier que les horaires ne se recouvrent pas. Exemple: temps partiel du matin effectuant en sus un remplacement d´un temps partiel du soir.

Si le remplacement n´est pas additif, le ou les horaires déjà prévus sont "neutralisés", ie ils sont "barrés" et donc plus à faire. Les heures prévues par le nouveau remplacement sont "débitées" des heures non faites au titre des remplacements ou affectation précédente.

Le remplaçant garde son horaire éventuel : en principe le remplaçant effectue le planning de la personne remplacée. S´il possède déjà un planning, il peut effectuer les horaires de manière additive comme précédemment. Le problème ici est de savoir ce qu´il fait lorsque le remplaçant est en repos ou du moins n´est pas à remplacer: le remplaçant est alors en repos ou il garde les horaires qu´il avait déjà à son planning. Bien entendu, dans ce cas il est impératif de contrôler que des repos sont bien prévus au planning du remplaçant.

Le remplaçant complète l'horaire du titulaire :

En cas d'absence partielle (horaire non codifié, délégation sur horaire) le remplçant n'effectue que la période d'absence par le biais d'un horaire non codifié.

 

 

 

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