1 - enregistrer un jeu de paramètres généraux: convention collective, règles diverses, mode de calcul des congés annuels, des fériés ... Tant que ce premier ensemble de paramètres n´est pas établi, Orplan vous le propose dès le lancement du planning agent.

2 - déterminer la base horaire de fonctionnement de l´établissement: en principe 35 heures. Les roulements d´une durée supérieure conduiront à un calcul automatique de la RTT. Celle-ci peut être négative dans le cas d´un roulement ayant une insuffisance d´heures.

3 - sections: Orplan vous propose de travailler avec plusieurs sections. En arrêté mensuel, vous pouvez déterminer les heures faites pour chaque section. Il en faut nécessairement une.

Les heures normales effectuées sur un poste de travail sont des heures faites pour la section déclarée au niveau du poste. Les autres catégories d´heures entrent directement dans la section liée à la catégorie d´heures.

4 - catégorie d´heures: il faut impérativement créer une catégorie d´heure HN (heures normales). Nous conseillons d´enregistrer DL (heures de délégation (unique)), MT heures de maternité.

5 - Catégories de personnel, qualification et emploi: pour établir des contrats de travail, vous devrez nécessairement faire appel à des qualifications et des emplois (exigeant une catégorie définis dans ces tables:

EX: Qualification AS (aide soignant) Emploi AN ((animateur)

6 - services et postes: vous devez préalablement définir les services

NB: ce vocabulaire, service et postes de travail peut être redéfini: niveau 3 et niveau 4

EX: A - Service Administratif S service soins, M médical

Et à l´intérieur de ces services les différents postes de travail (équipes)

EX: SO groupe de vie Océan

EX: SN nuit

Sachant que la plus petite unité d´appel d´un planning est un poste. (Vous pouvez regrouper en un poste intermédiaire quelques postes d´un service). Vous pourrez bien entendu afficher le planning d´un service.

7 - codes absences: certains sont obligatoires et proposés par Orplan. CA, RF, RD, CT

Vous pouvez en définir d´autres: notamment pour la classe 5 ( congés pour événement familial) et le compte heures (classe 0 ou seul RD est obligatoire)

8 - les codes horaires: vous allez maintenant définir les horaires à utiliser dans les roulements. Dans la pratique, on, le fait service par service. (horaires puis roulements1er poste, horaires puis roulements 2ème poste )

Un code horaire ne peut être identique à un code absence.

Différenciez les codes selon le service: n´utilisez pas le même code pour un jardinier et une aide-soignante: en effet si vous décidez de modifier exemple pour vos aides soignantes l´heure d´arrivée et de départ d´un horaire, il ne faut pas nécessairement que cette modification soit répercutée pour le jardinier.

9 - les roulements: créez vos lignes de besoin au planning à partir des roulements.

Un roulement par exemple sur 4 semaines peut créer de une ligne à quatre lignes de planning.

10 - agents, affectations, contrats :

Appelez le planning de votre 1er poste: les lignes de besoin doivent s´afficher.

Faites insérer un agent: la liste est vide, ajoutez le premier agent, cliquez sur lui dans la liste et OK.

Une ligne agent vide apparaît sur votre planning.

Cliquez sur la ligne agent et faites contrats et affectations, ajoutez une affectation pour ... et cliquez sur la ligne de besoin dont l´agent va devenir le "titulaire". Complèter les éléments de son contrat de travail: qualification, emploi, % de temps de travail ...

Répéter l´opération jusqu´à la constitution complète de votre équipe.

11- planning des agents:

Il ne vous reste plus qu´à effectuer le suivi du planning: absences, changements d´horaires, remplacements...

Arrêté mensuel...