Le fichier des agents (personnel ou salariés y compris bénévoles) peut être atteint de plusieurs façons.

Lors de l´introduction d´une personne sur le planning

Dans paramétrage, fichier des agents.

Il conduit à une liste "filtrée": le filtre dépendant du chemin parcouru par l´utilisateur.

Cas le plus courant: recherche d´un remplaçant.

Arrivée sur le filtrage des agents déclaré en priorité 1 pour le poste dont la fenêtre est à l´écran.

Le bouton + permet dans un premier temps d´ajouter les remplaçants de priorité 2 puis tous les remplaçants possibles.

Et ainsi de suite avec le bouton +.

Le filtre peut être changé directement par le bouton autre filtre:

Le filtrage peut être réalisé pour un service gestionnaire: les agents ne sont liés au poste et donc à un service que par le planning. Un agent n´est relié à un service que lors d´un horaire et peut l´être à un autre service le lendemain. Ceci dépasse la réalité, on verra plus bas que l´on peut relier un agent à un service dit "service gestionnaire" par le biais de sa fiche.

Les remplaçants et l´ordre de priorité des postes sur lesquels ils sont susceptibles d´intervenir sont des notions à saisir aussi sur la "fiche " salarié. (cf ci-dessous)

Le filtrage peut être effectué pour une catégorie de personnel.

Lorsqu´une personne (salarié bénévole) quitte l´établissement, il ne doit plus apparaître dans les listes. Il ne peut être supprimé, sinon les plannings anciens ne seraient plus valides.

La méthode, procéder à l´archivage, permettra de le masquer dans toutes les listes mais de le faire apparaître sur les plannings où il était présent.

Pour archiver cliquer sur l´agent et sélectionner archivage: il disparaît de la liste en cours.

Désarchivage:

Refaire apparaître un archivé à tort: sélectionner le filtre archivé, cliquer sur l´agent dans la liste et actionner le bouton désarchivage.

Pour créer une nouvelle fiche: choisissez le bouton Nouvel agent.

Pour voir une fiche existante, cliquez sur l´agent et actionnez Modifier

Pour modifier une fiche existante, cliquez sur l´agent et actionnez Modifier

Orplan vous permet de saisir des intérimaires (nouvel intérimaire), autant de fois qu´il y a de personnes simultanément. Vous pouvez personnaliser l´accueil des intérimaires en les nommant pour une période donnée. Pour une même fiche, plusieurs noms pourront ainsi se succéder.

Des fiches complètes que l´on peut ne renseigner que partiellement.

Le CV permet d´enregistrer sous forme texte un curriculum vitae.

La photographie (utile dans les grandes organisations où de nombreux remplaçants sont présents l´été) peut être insérée dans la fiche. (ici c´est seulement le logo orplan.

Sont impératifs: le nom abrégé qui sera utilisé comme repère sur le planning, le nom+prénom complet et le service gestionnaire: en effet l´affectation d´un salarié à un poste de travail, donc un service, ne se fait qu´à travers le roulement et un agent peut être à cheval sur deux services. Néanmoins il doit être rattaché à un service, celui qui assure sa gestion au quotidien (accord des congés, récupérations etc..)

Le mot de passe agent sert au module Orplan dédié aux agents. (option du logiciel)

La catégorie de personnel est obligatoire : elle rattache le salarié à une grande catégorie dont la gestion peut ê différente l'une de l'autre.
EX: éducateurs, personnel d'entretien, administratifs ....

La case à cocher "effectue essentiellemnent des remplacements" permet d´indiquer que cette personne n´effectue que des remplacements. L´onglet "infos rempl "permet alors de donner des priorités d´utilisation de l´agent remplacement selon les postes où existe le besoin de remplacement. (cf le filtrage ci-dessus)

La case à cocher "activité non rémunérée par l´établissement" permet de gérer des plannings à l´instar des salariés mais non rémunérés: personnel d´un autre établissement, religieuses …

L´onglet état civil devient important pour les contrats des remplaçants.

Remplir avec soin surtout pour les remplaçants.

L´onglet gestion est important pour l'anciennet&é.

La date de 1ère entrée détermine par défaut les droits à congés à l'installation du logiciel.

L'ancienneté est importante pour la détermination des congés d'ancienneté.

L'ancienneté pour avancement est inutilisée pour l'instant..

L´onglet INFOS REMP. permet d'enrgistrer des informations pertinentes pour les remplaçants

Noter l'indisponibilité habituelle

Ils peuvent recvoir une priorité d'emploi par poste - voir le filtre plus haut
Priorité 1 ou 2 pour des postes nommés (ajouter - supprimer)

L'onglet CV :

Texte conservé et à remplir selon votre convenance.