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L´affectation conduit à rendre un agent "titulaire" ou "propriétaire" d´une ligne besoin, il devient ainsi lié à un cycle. Ceci ne se conçoit que pour des CDD longue durée ou des CDI ou des Titulaires (fonction publique). L´affectation (CDI, CDD longue durée, CES…) :
En cas d´erreur, l´ajout d´une affectation au même jour que précédemment, "écrase" l´affectation précédente. La ligne de besoin sur laquelle on affecte un salarié doit être libre. (sauf ligne générée à l´aide d´un cycle dont le contrôle besoin est déclaré non géré). L´absence du titulaire d´une ligne rend la ligne besoin disponible. Pour de longues absences, il vaut mieux changer d´affectation la personne absente (la mettre sur un cycle d´attente), son "poste" devient ainsi libéré. Dans tout les cas, l´affectation se termine lorsque la ligne besoin n´est plus libre. Sauf roulement où est cochée la case "besoin non géré", vous ne pourrez affecter qu´une seule personne sur la même période. Besoins non gérés: utile pour des roulements d´attente comme par exemple pool de remplaçant, longue maladie ... générant des lignes sur lesquelles vous pourrez affecter plusieurs personnes simultanément.
Par défaut, l´affectation se fait sur le cycle en principal. On peut imposer une des variantes définies pour le cycle. Les horaires non faits par rapport au principal deviennent à remplacer (sauf public). En cas d´absence du titulaire du besoin: c´est toujours le cycle en principal qui est à remplacer. (sauf remplacement préalable des jours non faits) L´affectation se fait en principe au 1er jour cliqué sur la ligne besoin, néanmoins la date peut être modifiée. Utiliser cette méthode lorsque la date d´affectation se trouve en dehors de la fenêtre.
NB: en changement d´affectation: congés, horaires imposés ou modifiés restent valides. Pour les congés, selon l´algorithme retenu, si le dimensionnement de l´absence est réalisé par rapport au cycle, le recalcul automatique en est réalisé. Il en sera de même pour les fériés en CC 66. Tout changement d´affectation ou nouvelle affectation, entraîne la création d´un nouveau contrat de travail (ou avenant) de type affectation: ces contrats sont toujours mensualisés. Contrat de travail pour une affectation (généralement CDI ou CDD longue durée ou CDD avant CDI) Contrat de travail de type "A" (A comme affectation)
Dans le cas d´une affectation, le contrat de travail impose la mensualisation. Le pourcentage de temps de travail est primordial: il est proposé par Orplan selon les heures mensuelles du roulement et la référence horaire de l´établissement (par exemple 35 Heures), sa modification entraînera le calcul automatique de l´ARTT ou le passage dans le compte des heures de la différence entre heures contractuelles et heures du cycle. (En cas d´absence, selon le paramétrage, ce calcul sera alors inhibé pour la durée de l´absence.) La zone texte permet l´association d´un texte de base à ce contrat, le contrat finalisé pourra être imprimé automatiquement sans autre intervention. Il existe quelques fonctions complémentaires à cette affectation: le départ définitif d´un salarié, le changement de variante, la permutation d´affectation entre deux ou plusieurs titulaires, la prolongation d´affectation (CDD renouvelé ou transformation CDD en CDI) La touche fin permet de transformer un CDI en CDD en donnant une date de fin. (Idem départ anticipé d'un salarié). En CC 66 la case à cocher : anomlies de rythme de travail apparait. Elle permet de lancer les contrôles de repos spécifiques. En cas de temps partiel, il est demandé de fournir un justificatif. (besoin de base = choix de l'employeur, sinon liste les codes sans soldes) Les zones champ1 - champ4, sont des zones de personnalisation à définir dans l'onglet divers des paramètres généraux.
01/01/2099: Tous les contrats ont une date de fin Ce qui n´est théoriquement pas le cas pour les CDI ou titulaires (public). Pour plus de commodités Orplan retient le 01/01/2099 comme date de fin pour CDI et Titulaires (public)
Echanger une affectation entre ...: permutations circulaires
Très utile lors des réorganisations, cette fonction vous permet d´échanger des affectations simultanément pour plusieurs agents sous forme de permutation circulaire. Cliquez sur la première personne concernée puis sur le menu "Echanger...":  Puis cliquez sur une ligne planning de la deuxiéme personne et faites "AJOUT". La permutation commence. Pour teminer recliquez sur une ligne planning de la premiére personne et faites "AJOUT". La permutation est terminée.  Il vous reste à faire "Ok". Pensez à réviser les contrats de travail si les % de travail varient d´un salarié ´ l´autre.
Fonctions avancées: (non disponible en monoposte internet) Il est déconseillé d´utliser ces procédures. Suppression d´affectation: Permet de libérer temporairement la ligne besoin. Le salarié dont on a supprimé l´affectation doit retrouver obligatoirement une nouvelle affectation Fin d´affectation: En principe on ne doit utiliser cette fonction que pour libérer temporairement la ligne besoin. (par exemple la rendre libre pour l´affecter à un autre salarié et même dans ce cas il est souhaitable d´utiliser la permutation des affectations ). Le salarié dont on a fait une fin d´affectation doit retrouver obligatoirement une nouvelle affectation Prolonger l´affectation: Permet de prolonger son affectation. La ligne besoin doit être libre, il ne doit pas avoir d´autre affectation sur la période de prolongation. Prolonger le contrat de travail. Affecter sur un besoin non défini: Crée la ligne besoin (pas de besoin budgété au niveau du roulement) et l´affectation en même temps. Ajouter les lignes besoin type remplaçant: Ajoute les lignes de besoin du poste "RR" si il a été créé.
Départ anticipé du salarié: (démission) Indiquer le dernier jour travaillé, attention:
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