La sélection de l'option "Plannings agent"" sur la fenêtre d'accueil vous amène sur le feuille de pilotage des plannings agents

A l'aide des menus ou de   , vous allez pouvoir vous diriger vers les différentes fonctions d'Orplan9-GP.

Selon vos droits fournis par votre administrateur:

• 
  • Nouvelle fenêtre: (idem   )
    vous amène sur le planning d'un service / poste ou d'un groupe...
  • Mon journal des transactions :
    edition du journal de toutes les transactions (fonctions) effectuées par vous depuis le dernier arrêté de paye.
    Valable seulement si les options transactions et log ont été souscrites.
     
  • Contrats(Textes) ==>
    lance le module de gestion des textes des contrats : textes de base et contrats à ilmprimer.
     
  • Visites Médicales ==>
    Lance le module de gestion des visites médicales
     
  • Badgeage ==>
    Lance le module de gestion du badgeage : paramètres, acquisition des données, gestion des anomalies.
    uniquement si l'option badgeage est installée.
     
  • Calculette
    Lance la calculette Orplan: additions, multiplications en Heures et Minutes.
     
  • Exportation Planning Mois vers Excel
    sans commentaires
     
  
   
• 
  • Couleurs - Polices
    Changer les couleurs par défaut sur l'affichage des plannings ainsi que le police de caractères utilisée.
    Données conservées par utilisateur.
     
  • Management des messages de srvice:
    Sur les plannings, des notes peuvent être insèrées pour un agent et un jour donné par saisie de texte, par texte dans un menu déroulant.
    Chaque texte saisi vient alimenter le futur menu déroulant.
    Va permettre ici de supprimer des messages peu usités.
     
  
   
• 
  Les paramètres sont nécessaires à l'utilisation d'Orplan-GP
  Ils définissent toute la codification utilisée ainsi que certaines rèles de gestion.
  • Absences
    Définition de tous les codes absences utilisables.
    Certains sont imposés par Orplan: CA - RD - RT - AR - RF - MT - CT
     
  • Gestion des absences
    Surtout CC 51 : primes maintenus selon certaines absences.
     
  • Services / Postes
    appellation selon le vocabulaire retenu dans votre établissement.
    Décomposition hiérarchique de l'établissement.
    Un planning pourra être affiché par service ou par poste.
     
  • Groupes
    N'afficher les plannings que hiérarchiquement est limitatif
    Un groupe se crée en ajoutant des personnes à un groupe.
    Le planning d'un groupe peut être affiché et imprimé.
    EX: groupe de réflexion sur le passage au 35 heures.
     
  • Définition du besoin
    Définir heure par heure le besoin d'un poste de travail.
    Contrôler heure par heure que le besoin défini est bien couvert sans sureffectif.
     
  • Horaires:
    Codifier les horaires les plus utilisés et notamment ceux à utiliser dans les cycles.
     
  • Cycles
    Ou roulements de travail: les définir
     
  • Journées modèles :
    Donner des règles de changement pour une journée type:
    EX: journée avec réunion sur l'analyse de la pratique: l'horaire M se transforme en MR, l'horaire X en Y ...
     
  • Sections budgétaires
    But: rattacher les heures payées à une section.
     
  • Nature des heures travaillées
    Un code est nécessaire "HN"
    D'autres codes sont conseillés "DU" délégation unique etc...
    Les heures HN sont effectuées sur la section du poste où elles sont travaillées
    Les autres heures sont effectuées sur la section du code de la nature de l'heure.
     
  • Codes activités
    Si vous gèrez des activités (personnes accueillies),il faut codifier ces activités.
    EX: piscine PSC
     
  • Catégorie de personnel, Qualifications, Emplois
    Un salarié est rattaché à une catégorie de personnel via sa fiche : personnel administratif.
    Les règles d'annualisation sont faites par catégorie de personnel.
    Le contrat de travail nomme un salarié sur un emploi type de la catégorie EX: moniteur éducateur
    Une qualification est en général nécessaire pour accèder à un emploi: elle en fixe généralement un salaire minimum.
    Toute cette codification s'effectue ici.
     
  • Fichier Agents, Fichier Stagiaires
    Agents: accès au fichier des salariés, remplaçants,intérimaires, bénévoles : ajout, modifaication archivage / désarchivage...
    Stagiares: accès à leur fiche et convention de stage.
     
  • Fusion de deux agents:
    Deux salariés ont été introduits alors qu'ils ne sont qu'une même personne:
    Ne garder qu'une fiche, fusionner les plannings si possible.
     
  • Restauration
    Paramétrage sous l'application restauration (option)
    Inutilisée
     
  • Etablissements synchronisés, transmissions...
    Sur option: partager via internet un même groupe de remplçants avec un établissement voisin utilisant Orplan
    Communiquer les fiches suite à embauche nouveau remplaçant
    Communiquer l'indisponiblité du remplaçant suite à remplacement.
     
  • Fériés
    La liste des jours fériés est automatique
    Vous pouvez en ajouter, en supprimer et changer leur valeur (ex 8 mai et ascension coincidant => valeur 2 jours fériés)
     
  • Vacances scolaires
    Saisie des dates pour affichage sur le calendrier du planning.
     
  • Texte des contrats
    Accèder aux textes des contrats de travail : textes de base, contrats à imprimer.
     
  
   
• 
  Impressions , listes, statistiques sont à découvrir.
   
   
• 
  • Fiches et Contrats à réviser
    Permet de lister les manques de renseignement
    dans les fiches des salariés
    dans les contrats de travail (remplacements non "montés" sur un contrat...
     
  • Heures suppl. (majo) par période
    Détail des heures supplémentaires ou complémentaires effectuées sur une période ainsi que les majorations (25ù et 50%) accordées.
     
  • Récup. / C.A. / Absences (par agent)
    A partir de la liste des salariés, atteindre leurs comptes individuels.
     
  • Liste Soldes de Récupération
    Au global, les soldes par code avec accès au détail par code puis par agent.
     
  • Liste Soldes CA
    Au global et par agent, les soldes de CA à prendre
    Utile pour les provisions fin d'année
     
  • Liste Autres Absences
  • Absences (hors récup. et congés) en heures et jours au global par code et détail possible par agent0
     
  • Heures Annualisées (par catégorie)
  • Tableau des heures annualisées par salarié pour une catégorie de personnel donné.
     
  • Impression Soldes CA & Récup.
    Imression de ces soldes à une date donnée
     
  • Opérations de clôture de fin d'année
    Permet de fixer les dates d'annualisation (31/12 si défaut) et les règles applicables à chaque code récup: jeu de règles.
    Le jeu de règle est modifaible.
    Un jeu de règle est fourni pour une catégorie de personnel.
     
  • Dates de prise maxi des CA
    Etablissements publics: fixe la date au dela de laquelle les congés sont perdus (sauf opération manuelle)
     
  • Arrêté Reprise &Récupérations
    les comptes sont calculés en permanence par Orplan
    Ils doivent être initialisés à l'installation.
     
  • Arrêté / Reprise &C.A.
     
  • CA et Récup. demandés
    les droits à congé et les soldes sont calculés en permanence par Orplan
    Ils doivent être initialisés à l'installation.
     
  • Arrêté Ancienneté
    utile pour les congés d'ancienneté (CC 66)
    une ancienneté peut être saisie sur chaque fiche salarié.
    Elle peut être initialisée globalement à partir d'une liste daonnant l'ancienneté de chacun à une date donnée.
     
  
   
• 
  L'environnement n'est en principe accessible qu'aux administrateurs.
  Il détermine les algorithmes de calcul à utiliser par le logiciel - la Convention collective utilisée...
  • Horaire Hebdo ou Mens. de Référence
    Fixe l'horaire de référence : en général 35 Heures
     
  • Tout recalculer au
    Permet à Orplan de tout recalculer , les comptes du personnel, le besoin de remplacement.
    Utile lorsque l'on a changé des règles de calcul
    Parfois utile lors d'une nouvelle version du logiciel qui apporte des modifications dans les algorithmes de calcul.
     
  • Paramètres Généraux
    Indispensable: fixe toutes les règles de calcul à utiliser.
    Le logiciel oblige à un jeu de paramètres. (cf voir le développement)
     
  • Etablissement Utilisateur
    Donne des indications sur le nom de l'établissement - permet de personnaliser les impressions.
    Le code établissement est important et doit être déterminé dès l'installation du logiciel lorsque les options transaction et log
    ont été retenues
    Peuvent l'être dans le futur
     
  • Ajouter un An au Planning
    Les calculs instantanés ne sont faits que jusqu'à une date limitée et non 2099
    Le temps passant, on arrive près de cette date: ajouter un an permet de calculer et afficher les plannings jusqu'à cette nouvelle date.
    Ne pas en rajouter trop : cela alourdirait les calculs inutilement. (De 1 à 2 ans sont recommandés)
     
  • Abandonner le retour du portable
    Non utilisé (option V8 permettant de gèrer le départ et reour d'un portable en WE)
     
  • Redéfinir Tous mes Mots de Passe Agents
    Chaque salari&eacure; reçoit un mot de passe personnel lui permettant d'entrer dans le module "Ecran personnel"
    En activant cette fonction, tous les mots de passe sont redéfinis et doivent être communiqués aux salariés.
     
  • Imprimer la liste des mots de passe agents
    Utile pour communiquer les mots de passe à chaque agent.
     
  • Nettoyage horaires peu usités :
    permet de supprimer des codes horaires non utilisés dans des cycles en les transformants en horaires non codifiés.
     
  • Mise à niveau
    Réservé à des opérations spéciales selon la version du logiciel.
    Ne doit être utilisé que sur indication expresse.
     
  • 
     
  
   
• 
  La gestion des messages permet de recevoir des messages d'autres utilisateurs Orplan
  ou d'expèdier des messages vers d'autres utilisateurs
  ou d'expèdier des massages vers les salariés (option ecran personnel retenue)
  Ces messages peuvent être postés pour une date précise: EX 01/01/2030 Bons voeux
  • Poster un message :
    Rédiger un message, fixer le ou les destinataires ainsi que la date de délivrance.
     
  • Maj Message Posté :
    Corriger un message expèdié et non encore délivré
     
  • Voir si message:
    Regarder si un message vous est parvenu.
    Se fait automatiquement à l'entrée sur le logiciel